Como produzir mais, melhor e ser mais feliz em épocas de crise
O ano de 2020 chegou. Muitos planos, ideias e objetivos interrompidos por uma pandemia que mudou o cotidiano e obriga todos a ficarem socialmente isolados.
O roteiro deste ano é digno de qualquer filme apocalíptico e não é para menos. A “nova realidade”, que tira o sono de muita gente, é tão assustadora pela imprevisibilidade das novas variáveis da vida.
O trabalho é um dos principais afetados: contratos não são fechados, propostas recusadas e as contas, além de não pararem de chegar, aumentam.
Contudo, são nas crises que surgem as oportunidades e isso também é válido para os profissionais do direito.
Se é uma nova realidade, também devemos ser novos advogados.
Para responder o “como?” dessa afirmação é necessário compreender como funcionavam a maioria dos escritórios de pequeno e médio porte no Brasil, os problemas enfrentados pelos advogados com a mudança de rotina e como solucioná-los.
Escolheu-se falar sobre os pequenos e médios por representarem a maioria esmagadora das sociedades de advogados.
As grandes bancas podem ser responsáveis pelos contratos milionários, mas o direito se efetiva, na maioria das vezes, nas trincheiras das varas e tribunais do país.
Por “pequeno e médio” compreende-se escritórios formados, via de regra, pelo (s) sócio (s), podendo contar com advogados plenos, advogados juniores, estagiários e secretária (s).
Como trabalhávamos?
Costumeiramente, as organizações contavam com:
- Uma sede física;
- Colaboradores recebendo salários fixos para exercerem suas funções em horas fixas;
- Processos internos mais ou menos estruturados, sendo as tarefas delegadas de forma direta;
Esses sãos os gargalos principais, porém, existem demais pontos que dependem do tamanho e da cultura interna da organização, como a duração e frequência das reuniões, liberdade para tomada de decisões, atribuição no contato com potenciais clientes, entre outros. Mas, para um apanhado geral, pode-se lidar com esses.
Certo. Com as tarefas delegadas de forma direta, ou seja, por meio de post-its, bocaaboca, notas deixadas sob a mesa, criava-se a obrigação da presença, mais ou menos, constantes dos colaboradores na sede da sociedade.
Esse costume, que podia ser acentuado pela mentalidade dos sócios, tornou-se um vício.
E, nesse contexto, tudo mudou.
A Pandemia e o “novo normal”
O ofício da advocacia é privilegiado por conseguir funcionar remotamente, especialmente depois do processo eletrônico.
Porém, não é sob insumos ou maquinários que reside o problema enfrentado pelas sociedades de advogados, e sim sobre processos e pessoas.
Se as tarefas eram mantidas e passadas presencialmente, e, para qualquer problema de comunicação ou dúvida havia o colega na sala ao lado, descobriu-se que o home office exige uma habilidade de comunicação mais metódica.
Conversas de WhatsApp se perdem, processos internos não conseguem ser adaptados da forma antiga, a produtividade dos colaboradores desaba e a informação se desencontra.
O chefe também é mais facilmente ignorado e isso é um problema para os mais controladores, gerando reuniões diárias exaustivas – que minam a produtividade da equipe.
Esses novos problemas, somados com a apreensão constante por causa da pandemia, acentuam falhas e geram crises internas.
Porém, a tecnologia não faz parte do problema. Ela é a solução para as aflições e pode significar um novo patamar no seu negócio e na sua vida.
O que fazer?
Estar o tempo todo em casa gera muitas falsas impressões, mas elas podem ser afastadas se confrontadas do modo correto.
A primeira questão a ser solucionada, e o primeiro passo para ser um “novo advogado”, é a gestão de tempo.
Se antes você listava suas tarefas e as fazia até o horário de ir embora, provavelmente já se deu conta de que em casa é um pouco diferente.
O principal problema é a forma como suas horas de trabalho são distribuídas, não, ao contrário do que muitos apontam, a “ausência de um chefe no pé”.
As tarefas diárias (faz comida, lavar louça, varrer e passar pano) precisam ser feitas com o triplo da frequência anterior, as redes sociais estão a um clique de distância o tempo todo, as notificações não param de chegar, isso sem falar da relação familiar que demanda atenção.
Então, o primeiro passo é gerir seu tempo de modo mais metódico possível. Compreender onde as horas do seu dia estão alocadas e programar seu dia de acordo com as novas demandas.
O segundo ponto é sobre a gestão de tarefas e pessoas. Aprender como utilizar ferramentas como o Trello e Run-it significará o sucesso da sua organização nesse momento.
Abandonar (ou aprender a lidar) aplicativos de mensagens que mesclam conversas profissionais e pessoais é o primeiro passo. Utilize centralizadores de comunicação, seja um grupo específico específico ou as ferramentas anteriores.
Nesse contexto, o sistema de trabalho por tempo também não é efetivo, sendo necessário adequar ao por metas/tarefas.
Informação como a chave
O segredo, no final das contas, é estar no controle da informação que precisa chegar nos colaboradores.
Isso significa garantir que todos saibam os responsáveis pela tarefa, quando ela deve ser entregue, o tempo médio para a realização e onde ela deve ser postada.
Ter uma nuvem específica para o trabalho, seja OneDrive ou Google Drive, que todos consigam acesso e que tenha pastas e divisões bem estabelecidas para toda a equipe também é altamente recomendável.
Para além, a comunicação interna também deve ser acentuada.
O meio online facilita a ocultação da insatisfação e, nesse contexto, colaboradores insatisfeitos tendem a produzir cada vez menos. Para evitar isso, a cultura do feedback, tanto positivo quanto construtivo, deve ser incentivada.
O trabalho remoto é um desafio, mas, empregando táticas não complexas como essas, a produtividade e o tempo livre tendem a aumentar, intensificando os momentos de felicidade.
Fonte: Pedro César Sousa Oliveira (Jusbrasil)
